A Tecnologia a serviço da Contabilidade

Veja nesta matéria como a Contabilidade evoluiu junto à tecnologia, e como as duas aliadas podem ajudar o seu negócio a evoluir também!

Vivemos na era da Tecnologia! O processo tecnológico tomou um caminho sem volta, evoluindo-se dia após dia. O que ontem era novidade no mundo tecnológico, hoje já é realidade e amanhã será obsoleto.

Esse fenômeno é global e tem dois lados: o positivo e o negativo.

O lado positivo é que os avanços tecnológicos têm surgido para facilitar cada vez mais a vida, pois em qualquer esfera, seja no trabalho, estudo ou em casa, existe uma série de recursos tecnológicos para automatizar nossas rotinas, facilitar as atividades diárias e nos ajudar a ganhar mais tempo para dedicar a outras coisas.

Mas o lado negativo é justamente o fato de o avanço tecnológico ser um caminho sem volta, e quem não acompanha as novidades e tendências tecnológicas fica desatualizado, comprometendo seriamente a carreira e negócios.

Vamos ver como a Contabilidade vai de encontro à tecnologia!

Hoje em dia existem inúmeros serviços e softwares desenvolvidos exclusivamente para o setor contábil (escritórios de contabilidade, departamentos contábeis e financeiros de empresas etc.). Esses softwares são pensados justamente para automatizar os processos, facilitar as demandas e aperfeiçoar o serviço, aumentando assim a produtividade e otimizando o fluxo de trabalho.

Um escritório deve sempre ficar atento às tendências digitais do setor para se ajustar às exigências dos clientes e manter seu correto funcionamento. A tecnologia na contabilidade pode oferecer, então, uma série de benefícios.

Demandas atuais

No mundo de hoje, as empresas necessitam de respostas cada vez mais rápidas para suas demandas. Faz parte da rotina da contabilidade, suprir os clientes com dados necessários para deixar em dia a gestão de seus negócios, entregando em tempo hábil o serviço esperado por eles. Nesse cenário, a tecnologia pode ser uma aliada! Vamos entender onde especificamente a contabilidade que usa recursos tecnológicos pode ajudar na fluidez do seu negócio!

Regime Tributário

Sabemos que a legislação tributária no Brasil é complexa. Não há empresas e escritórios contábeis que não encontram dificuldades em manterem-se atualizados diante de tantas atualizações fiscais de âmbitos municipais, estaduais e federais.

Sendo assim, o uso da tecnologia pode auxiliar nas respostas às alterações fiscais recorrentes, pois é possível integrar softwares que sejam conciliados a qualquer atualização tributária, auxiliando o contador a verificar toda nova mudança de tributos.

Como a contabilidade trabalha basicamente com documentos gerados a partir de processos contábeis, lançando informações decorrentes de transações efetuadas, uma vez inserindo recursos tecnológicos, essas rotinas podem ser automatizadas, ganhando produtividade no serviço do escritório e tempo de resposta ao cliente.

Com a automatização por exemplo, não é mais necessário realizar todos os lançamentos manuais, um a um. No entanto é preciso sempre verificar se esses lançamentos estão sendo feitos de forma certa através de conferências procedimentais, resguardando assim a confiabilidade, um dos pilares fundamentais da contabilidade.

SPED e escrituração digital

Além da alta carga tributária, os empreendedores brasileiros ainda precisam enfrentar um sistema altamente complexo para cumprir todas as obrigações da empresa. Para simplificar e integrar as informações relativas aos tributos, desde 2007 o governo criou o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

A implementação do SPED facilitou o envio, o arquivamento e a validação das obrigações. Além disso, ele permite também uma maior regularidade em relação ao recolhimento de tributos. Antes, as informações tributárias ficavam segmentadas entre os órgãos fiscais do Município, do Estado e da União.

O SPED Contábil permite o envio eletrônico do Livro Diário, do Livro Razão, dos Balancetes, dos Balanços e das Fichas de Lançamento. Ele é obrigatório para empresas optantes pelo Lucro Real.

Já o SPED Fiscal trouxe para o ambiente digital os registros de entradas e saídas, de apuração do ICMS e do IPI, do inventário e do documento de controle do crédito de ICMS. Além disso, dessa forma também é possível garantir uma fiscalização mais eficiente.

Nota Fiscal Eletrônica

Uma das mais notáveis transformações proporcionadas pelo avanço da tecnologia é a NF-e – Nota Fiscal Eletrônica, que teve seu projeto-piloto implantado em 2005 e, hoje, é cada vez mais utilizada pelas empresas, como forma de manter sempre em dia a coleta de informações tributáveis sobre a comercialização de produtos e serviços.

Existe na internet uma infinidade de plataformas de emissão de NF-e, tanto públicos quanto privados. O emissor pode escolher o que melhor atende suas necessidades.

Armazenamento virtual

A atividade contábil gera uma grande quantidade de documentos. Até pouco tempo atrás, estes documentos eram todos impressos e arquivados, gastando assim um quantidade imensurável de papéis e espaço físico para armazenamento.

Com o avanço tecnológico, hoje em dia a impressão e armazenamento físico de documentos tem se tornado algo cada vez mais opcional. Através do processo de digitalização de documentos, as empresas podem optar por armazenamentos virtuais, tanto em Hardwares próprios (Servidores locais e HDs), quanto em Nuvem, através dos diversos serviços Clouds (armazenamento em nuvens) que existem no mercado.

Sem contar que armazenar a documentação em nuvem ou em servidores locais, além de trazer uma boa economia de espaço físico, ainda proporciona a redução de riscos da perda de documentação.

Mas e as assinaturas?

Hoje em dia existem diversas plataformas de assinaturas virtuais. Além disso, a movimentação de documentos digitais muitas vezes exigem um CERTIFICADO DIGITAL, que comprova a autenticidade do documento, seja de Pessoa Física ou Jurídica.

Atualmente, muitos ambientes online só permitem a transferência de dados através de um certificado digital, que oferece maior segurança no acesso das informações.

Atendimento

O atendimento dos escritórios de contabilidade que se adequaram às novas tecnologias, foi uma das áreas que mais se beneficiou. A facilidade de comunicação e o relacionamento que a revolução digital proporcionou, é nitidamente percebida pelos clientes.

O cliente que precisa de um serviço contábil hoje, muitas vezes pode encontrá-lo até mesmo na tela de seu smartphone, sem a necessidade de deslocamento até o seu contador.

Esse relacionamento simples e prático proporciona mais conforto ao cliente e mais praticidade ao contador. Assim ambos saem ganhando em tempo, agilidade e produtividade.

O real valor da tecnologia

Não dá para mensurar qual é o real valor que a tecnologia está proporcionando ao mercado. Empresas de todos os tipos, seja clientes, fornecedores, comércio, indústria ou serviços, estão usufruindo cada vez mais de recursos tecnológicos que geram resultados positivos e satisfatórios.

A evolução digital permite que os processos sejam realizados de forma mais prática e rápida.

E após tudo isso que já mostramos, não para por aí! Com a implantação do e-Social, empresas e escritórios contábeis ganharam uma visibilidade ampla das informações de folha de pagamento, contratação e rescisão, férias e todas as movimentações pertinentes do Departamento Pessoal, que agora são submetidas automaticamente todos os meses para a Receita Federal e outros órgãos do governo.

Antes estas informações precisavam ser informadas separadamente em cada sistema, e hoje elas são totalmente integralizadas através do e-Social, graças ao recurso tecnológico implantado no Sistema do Governo Federal.

Mas não se enganem! Mesmo com a inserção da tecnologia, as responsabilidades do contador e dos serviços contábeis não mudam! É importante salientarmos que o papel dos recursos tecnológicos e de trazer maior agilidade e precisão na entrega dos serviços, através da automação de processos e implementação de melhorias. Contudo, não há autonomia tecnológica que que exclua o fator humano. Sendo assim, o papel do profissional de contabilidade na execução dos serviços.

Enfim, se fôssemos falar tudo o que a tecnologia proporciona ao seu negócio, teríamos que publicar um livro, ou melhor um “e-book”. Apenas um artigo de blog é pouco para mostrar tudo o que a tecnologia pode nos oferecer de melhor!

Mas você pode continuar conosco e se inteirar mais sobre a Contabilidade Online e Contabilidade Digital, temas das nossas próximas matérias. Essas duas modalidades de Contabilidade são frutos da utilização de recursos tecnológicos, pois sem eles não seria possível elevar a contabilidade ao nível digital e virtual!

Querem saber como a contabilidade evoluiu e como ela pode ajudar o seu negócio a também evoluir? Siga a gente nas redes sociais e acompanhe nossas próximas publicações!